Proje yönetiminde matriks organizasyon ve bir örnek inceleme

Abstract

167 ÖZET Proje yönetimi; projenin ortaya koyduğu fayda ve zararlardan etkilenen kişi veya grupların projeye yönelik gereksinim ya da beklentilerini karşılamak veya bunların üzerine çıkmak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje etkinliklerine uygulanmasıdır. Diğer bir değişle proje yönetimi, ortak bir hedefe yönelmiş, örgütlenmiş etkinlikler kümesinin özel yönetim yapı ve teknikleri kullanılarak yönetilmesidir. Bu hedefe yönelik sistemli örgütlenmenin, içinde bulunduğu yönetim disiplinleri ile ilişkilerini sağlam zeminlere oturtarak, proje yönetim ortamının analizini yapması gerekmektedir. Proje yönetimi başlangıç, planlama, yürütme, kontrol ve bitiş süreçlerinden oluşmaktadır. Bu süreçlerin yürütülmesi esnasında proje elemanlarının uygun şekilde koordine edilmesi ve proje kapsamı tanımlaması doğru olarak belirlendikten sonra, projenin zamanlama, maliyet, kalite, insan kaynaklan, iletişim, risk ve tedarik yönetim politikalarının belirlenmesi gerekmektedir. Bilgi birikiminin hızla artığı günümüz yönetim sistemlerine farklı bir bakış açısı getiren matriks organizasyon yapısında dikey basamaklarda fonksiyonlara göre, yatay basamaklarda ise mamul bazında bir bölümlendirme bulunmaktadır. Projede uzmanlığına gerek duyulan personel, bağlı bulunduğu fonksiyon bölümünden alınarak, projede görevlendirilir. Bu görevlendirilmeler tamamlandığında oluşan ikili fonksiyonel bağımlı organizasyon yapısı içinde proje yaşam evresi gerçekleştirimi sağlanarak proje süreci tamamlanır. Projenin gerçekleşmesinden sonra, bu personel, proje yöneticisi tarafından ilgili fonksiyon bölümüne çalışmasına geri gönderilir.168 Matriks organizasyon, işletme içinde yatay ilişkilere yer verme, uzmanlaşma, merkezkaç yapı, esneklik ve düşük standartlaşma özelliklerine sahiptir. Esnek bir özelliğe sahip olmasından dolayı, içinde bulunduğu çevre koşullarına daha kolay uyabilme olanağı taşır. Bununla birlikte; tepe yönetimi, önderlik sağlamayı gerektirmesi, çatışmalara açık olması, karışıklık ve düzensizlik yaratabilmesi, kararların gecikmesi, haberleşme, maliyet, işletmenin ayrıntılarla ilgilenmesi gibi sorunlar taşıyabilmektedir. İnşaat sektörü proje organizasyon yapılarının uygulanmasında sürekli yenilenme içerisindedir ve bunun sonucu olarak son yıllarda belli bir gelişme süreci içinde, yurtiçi ve dışında iş hacmini arttırmış ve teknoloji gerektiren işleri de yapabilir duruma gelmiştir. Ancak bu tür işleri zamanında başarmak ve uluslararası piyasa koşulları altında rekabet edebilmek için firmaların farklı uzmanlık alanlarında elemanları bir araya getirmesi, etkin proje organizasyon yapısı kurması ve bu iki yapının işlevselliğini sağlayabilmek için gerekli proje yönetim sistemi geliştirmesi gerekmektedir. Proje organizasyon ve yönetim sistemleri geliştirilirken bu sistemleri uygulayacak kuruluşların yapısal özellikleri, organizasyon yapısına ve uygulamayı yapacak personelin niteliklerine uygunluk sistemin başarısı için en önemli faktörlerdendir.

169 ABSTRACT Project Management is meeting the needs or expectations of the individuals or groups may be affected from the benefits and disadvantages introduced by the project or is application of information, skills, tools and techniques to the project activities to overcome these. In other words project management is the management of group of organized activities directed to a single target by using special managerial structures and techniques. The systematic organization aiming to reach to such target must analyze project management medium by settling its relationships with managerial disciplines that itself is included on stable ground. Project management is formed by start, planning, execution, control and finishing procedures. During management of these procedures, it is necessary to coordinate the project elements in an appropriate manner and to determine on timing, cost, quality, human resources, communication, risk and supply management policies of the project. In matrix organization structure bringing a different point of view to the current management systems where knowledge accumulation rapidly increases, the division is with respect to functions in vertical stages and is with respect to products in horizontal stages. The personnel needed for his/her expertise is assigned in the project by taking him her from the functional division that she/he is working. The project procedure is completed by providing realization of application phase within the bi-functional dependent organization structure formed upon completion of such assignments. These staff is resend to the related functional division by the project management after realization of the project.