Muhasebede Kullanılan Defter ve Belgelerin Elektronik Ortamda İzlenmesi

Abstract

Bilisim teknolojileri günümüzde is dünyasını ve sosyal hayatımızı büyük ölçüde etkilemektedir. Muhasebe konusunda ülkemizde muhasebe yazılımları etkin sekilde kullanılmaktadır. Tek düzen muhasebe sistemi için yazılmıs piyasada bir çok muhasebe paket yazılımları bulunmaktadır. Fakat muhasebe islemlerine konu olan defter ve belgelerin 1. ve 2. nüshaları kagıt ortamında iletilmekte ve saklanmaktadır. Defter ve belgelerin 1. ve 2. nüshalarının basılması ve saklanması büyük çaplı belge üreten firmalara büyük bir ekonomik yük getirmektedir. Ülke için ise bu durum her yıl tonlarca kagıt demektir. Ülkemizde yılda 2.000.000 ton'un üzerinde kagıt tüketilmektedir. Bunun azımsanmayacak bir kısmı fatura, irsaliye vb. gibi belgelerin basımında kullanılmaktadır. Bu durum hem ekonomiye bir yük getirmekte hem de çevre yönünden olumsuzluklara neden olmaktadır. Ayrıca kagıt ortamında tutulan belgelerin iletilmesi ve saklanması elektronik ortam çözümlerinden çok daha zor ve masraflıdır. sletmelerin kagıt ortamında belgeleri(örnegin fatura) müsteriye iletmesi ya elden ya da posta yoluyla olmaktadır. Ayrıca isletmelerin defter ve belgeleri belirli bir süre içinde saklamaları ve istendiginde ibraz etmeleri zorunludur. Defter ve belgelerin bir arsiv sisteminde saklanması gerekliligi dogmaktadır. Büyük ölçekli bir firmanın kagıt ortamında 5 senelik defter ve belgeleri saklaması, saklanacak yer ve arsiv takibi açısından çok zor olacaktır. Oysa elektronik ortamda böyle bir sistem çok daha ucuz maliyetle kurulacak ve takibi ve denetimi çok daha kolay olacaktır.

Nowadays information technologies influence social and business life on a large scale. Bookkeeping software?s are used effectively in Turkey. There is a lot of accounting software?s for Turkish Uniform Accounting System. However inventories and documents about accounting process are transmitted and saved as paper environment. Printing inventories and documents on paper and saving as a paper are been a burden to the firms that produce huge amount inventories and documents. This means that tons of papers per year in country. Over 2000000 ton of paper is used in our country. Not ignorable part of those is used for printing documents such as invoice, waybill etc. This situation brings a load to economy and also cause negative ness to ecological system. Transferring and saving inventories and documents printed on paper is more expensive, more difficult than electronic alternatives. Transmitting paper documents (like invoice) to costumers is happened by the hand or mail. Also it is necessary that save trading papers and present these when they wanted. Necessity of saving valuable papers in archive location arises. Saving big company of valuable papers 5 years in archive location is too difficult to archive pursuit. However constructing this archive system by software mechanisms is much cheaper, easier to fallow up and control.